Engelse mail schrijven: tips voor de perfecte e-mail

Bijgewerkt: 25 september 2023

E-mailen in het Engels, hoe doe je dat? Dit is soms erg moeilijk. Hoe begin je, welke aanhef gebruik je en hoe sluit je af?

Of je nu een zakelijke Engelse brief of een privé mail verstuurt, het is belangrijk dat deze goed uitziet. Je wil niet dat de ontvanger zijn of haar wenkbrauwen fronst of in de lach schiet. Daarom vind je in dit artikel tips om een goede Engelse mail te schrijven.

De aanhef van de e-mail

Eigenlijk is een e-mail schrijven hetzelfde als een brief. Toch wordt over een mail soms minder moeilijk gedaan. Mensen vinden het niet zo erg wanneer er fouten in een mailtje staan. Maar ze vinden het wel vervelend wanneer een brief vol taalfouten staat.

Een Engelse mail schrijven begint altijd met de aanhef. Dit is een zinnetje waarbij jij je tot de geadresseerde richt. Bijvoorbeeld beste Peter, of geachte mevrouw Jansen.

Hieronder enkele voorbeelden met betrekking tot de aanhef.

• Dear Mr. Janssen (Beste meneer Jansen)
• Dear Mrs. Jansen (beste mevrouw Jansen)
• Dear miss Jansen (beste mejuffrouw Jansen – ongetrouwde vrouw, of neutraal)
• Dear Sir (beste meneer)
• Dear Madam (beste mevrouw)
• Dear Patrick (beste Patrick)
• Hi Patrick (hoi Patrick, informeel)
• Hello Patrick (hallo Patrick, informeel)
• My Dear Anna (lieve Anna)

De inleiding schrijven

De eerste alinea van je e-mail bevat de inleiding oftewel de introductie. Je legt in het kort uit waarom je de e-mail stuurt. Kom hierbij direct ter zake, vooral wanneer het een mailtje naar een bedrijf betreft.

De inleiding hoeft niet zo lang te zijn. Meestal is 2 tot 4 regels voldoende. Hiermee kun je duidelijk uitleggen wat het doel van je bericht is.

Weet je niet zo goed hoe je de eerste zin van de e-mail vormgeeft? Hieronder enkele voorbeelden.

Engelse Eerste Zin	Nederlandse Vertaling
I apologize for the delayed response.	Mijn excuses voor het late antwoord.
I’m sorry it took me so long to get back to you.	Het spijt me dat het zo lang heeft geduurd voordat ik reageerde.
In response to your previous message..	Als reactie op je vorige bericht…
I wanted to touch base and catch up.	Ik wilde even bijpraten.
In reply to your email	Als antwoord op uw mail.
I hope you’re doing well.	Ik hoop dat het goed met je gaat.
I am writing in connection	Ik schrijf je naar aanleiding van
I’m writing in response to your email from [datum].	Ik schrijf in reactie op je e-mail van [datum].
I wanted to address your previous message regarding…	Ik wilde ingaan op je vorige bericht betreffende…

De hoofdtekst

Het moeilijkst aan een Engelse mail schrijven is de hoofdtekst. Dit bevat de belangrijkste inhoud. Je legt bijvoorbeeld uit dat je geïnteresseerd bent in producten, tarieven of services van een bedrijf. Of welk probleem je ervaart. Misschien wil je middels de mail een klacht indienen. In de hoofdtekst ga je hier dieper op in.

Gaat het om een privé mail, probeer dan belangstelling voor de ontvanger te tonen. Vraag bijvoorbeeld hoe het gaat, of wat de plannen zijn. Laat ook weten wat je verwachtingen zijn. Bijvoorbeeld antwoord op een vraag, een afspraak maken of iets anders.

Engels	Nederlands
I hope you had a great weekend.	Ik hoop dat je een fijn weekend hebt gehad.
Thank you for your prompt response.	Dank je voor je snelle reactie.
I want to share some exciting news with you.	Ik wil wat spannend nieuws met je delen.
I appreciate your assistance with the project.	Ik waardeer je hulp bij het project.
I’m sorry for any confusion in my previous message.	Het spijt me voor eventuele verwarring in mijn vorige bericht.
Please find attached the requested documents.	Hierbij vind je de gevraagde documenten als bijlage.
Congratulations on your recent achievement.	Gefeliciteerd met je recente prestatie.
I’m looking forward to our upcoming meeting.	Ik kijk uit naar onze aanstaande ontmoeting.
I wanted to express my gratitude for your support.	Ik wilde mijn dankbaarheid uiten voor je steun.
I hope we can find a mutually beneficial solution.	Ik hoop dat we een wederzijds voordelige oplossing kunnen vinden.
I wanted to inform you of a change in plans.	Ik wilde je op de hoogte stellen van een verandering in plannen.
Your support has been invaluable.	Jouw steun is van onschatbare waarde geweest.
I wanted to follow up on the action items from our last meeting.	Ik wilde de actiepunten van onze laatste vergadering opvolgen.

De afsluiting

Net als bij brieven eindig je een Engelse mail ook met een afsluiting. Dit doe je met een passende groet. Hieronder enkele voorbeelden om te gebruiken.

1. Sincerely, (met vriendelijke groet)
2. Kind regards, (hartelijke groet)
3. Best regards, (beste groeten)
4. Yours faithfully, (met hoogachting)
5. Respectfully, (met respect)
6. Warm regards, (warme groeten)
7. With appreciation, (met waardering)
8. With gratitude, (met dankbaarheid)
9. Yours sincerely, (met vriendelijke groet, informeel)
10. Take care, (pas goed op jezelf)
11. Until next time, (tot de volgende keer)
12. In anticipation, (in afwachting)
13. Best wishes, (beste wensen)
14. With warmest regards, (met de warmste groeten)
15. Wishing you a great day, (een fijne dag gewenst)
16. With all the best, (met alle goede wensen)
17. Enjoy your day! (Geniet van je dag!)

Gebruik altijd een afsluiting die bij de situatie past. Wanneer je een zakelijke mail stuurt, is het natuurlijk gek om zoiets als “geniet van je dag” te schrijven.

Voorbeeld Engelse mail

Weet je niet hoe je een Engelse mail moet schrijven? Hieronder vind je twee voorbeelden. De eerste betreft een Engelse mail naar een bedrijf. Het tweede voorbeeld is een privé mail in het Engels.

---

---

To, cc, bcc, subject

Voordat je de mail verstuurt, vul je bovenaan een aantal gegevens in. Bij een Nederlands mailprogramma staat er ‘Aan’, bij een Engels mailprogramma is dit aangeduid als ‘To’. In dit gedeelte vul je het e-mailadres van de ontvanger in.

Je kunt de mail naar meerdere personen tegelijk versturen. Hierbij heb je keuze uit:

1. CC: kopie van de mail naar verschillende personen, waarbij alle contacten elkaar zien.
2. BCC: kopie naar meerdere personen, waarbij de ontvanger alleen zijn eigen mailadres ziet.

Geef je mail een onderwerp. Bij een Nederlands mailprogramma heet dit ‘Onderwerp’, bij een Engels programma ‘Subject’. Zorg dat het onderwerp samenvat waar de mail over gaat.

Een Engelse mail laten schrijven

De meeste Nederlanders hebben geen moeite met Engels spreken en verstaan. Maar Engels schrijven is toch een heel ander verhaal. Als je moeite hebt met de Engelse taal, is formeel- en informeel schrijven ontzettend moeilijk.

Moet je een Engelse mail schrijven maar loop je vast? Met bovenstaande tips kom je heel ver. Mocht het nog steeds niet lukken, neem dan contact met mij op. Ik help je met het opstellen van een goede e-mail.

---