Zo schrijf je de perfecte zakelijke brief

Bijgewerkt: 3 maart 2023

Een zakelijke brief schrijven kan lastig zijn. Al helemaal wanneer je niet weet waar je moet beginnen en wat de meest belangrijke inhoud is. We helpen je met het opstellen van een professionele brief. Wanneer je er moeite mee blijft houden is het ook mogelijk om een zakelijke brief te laten schrijven.

Kenmerken van een zakelijke brief

Een zakelijke brief is een formele brief die de communicatie vormt tussen bedrijven, organisaties en individuen. De brief heeft een professionele uitstraling. Het doel van een zakelijke brief is het verstrekken van informatie verstrekken, een verzoek doen, een klacht indienen, een contract bespreken of een andere officiële boodschap.

Een zakelijke brief is voorzien van een gestandaardiseerde opmaak. Het begint met de afzendergegevens en de datum. Dit wordt Gevolgd door de geadresseerde, de aanhef, de inhoud van de brief, de afsluiting en de ondertekening.

Het taalgebruik in een zakelijke brief is over het algemeen formeel en professioneel. De toon kan variëren, afhankelijk van het doel van de brief.

Een zakelijke brief verstuur je per post of per e-mail. Een correcte adressering is belangrijk. Voor zeer belangrijke brieven is verzending per aangetekende post een optie. Je weet dan tenminste zeker dat of wanneer de brief bij de ontvanger aankomt.

Aanhef: zo begin je de brief

Welke aanhef je gebruikt hangt af van de relatie die je met de geadresseerde hebt. Ook maakt het uit welke formele of informele toon je wil hanteren. Er zijn verschillende manieren om een aanhef te gebruiken:

Ken je de geadresseerde en wil je een formele toon hanteren? Begin dan met “geachte heer/mevrouw (achternaam)”. Heeft de geadresseerde een specifieke titel dan gebruik je zoiets als “Dr.” of “Prof.”, bijvoorbeeld “geachte Professor (achternaam). Een titel begin je altijd met een Dag.

Ga je voor een informele toon en kan je de geadresseerde dan kun je beginnen met “Beste (voornaam)”. Het is dus niet de bedoeling dat je de achternaam gebruikt want dat zou een beetje vreemd uitzien.

Weet je of de geadresseerde een man of een vrouw is? Dan ga je voor “Geachte heer of mevrouw”, gevolgd door de achternaam. Dit is een formele toon, zie ook hierboven.

Wanneer je een zakelijke brief aan een bedrijf of organisatie schrijft en je weet niet wie hem zal ontvangen, dan is “geachte heer, mevrouw” de beste keuze.

Het is belangrijk om de naam van de ontvanger correct te spellen en te gebruiken, zeker als je deze persoon kent. Als je niet zeker weet welke aanhef je moet gebruiken dan is het veiliger om te kiezen voor “Geachte heer/mevrouw,”. Begin niet met woorden zoals hoi of hallo.

Zakelijke brief schrijven? Hieronder mijn tips

Een zakelijke brief schrijf je in de regel als volgt:

Afzender: Vermeld je naam, adres en andere contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres aan de bovenkant van de brief. Dit is belangrijk want zo weet de ontvanger van wie de brief afkomstig is en hoe hij contact met je op kan nemen.

Datum: Schrijf de datum waarop de brief is geschreven, meestal direct onder je eigen contactgegevens. Aan de hand van de datum van de ontvanger zien tot wanneer hij de tijd heeft om te reageren. Ook is de datum handig voor administratie, hiermee toon je aan wanneer je de brief hebt verstuurd. Zo kan er geen discussie over ontstaan.

Adresgegevens van de ontvanger: Vermeld de naam en het adres van de persoon of organisatie aan wie de brief gericht is, meestal aan de linkerkant van de brief.

Aanhef: Gebruik een formele aanhef zoals “Geachte heer/mevrouw,” of “Geachte [naam van de ontvanger]”.

Inleiding: Begin de brief met een inleiding waarin je kort uitlegt waarom je de brief schrijft en wat het doel ervan is.

Kern van de brief: Schrijf de kern van de brief in een duidelijke en overtuigende stijl. Wees concreet en hou het kort en bondig. Zorg dat je de informatie in een logische volgorde schrijft en verdeel de inhoud in meerdere alinea’s. Dit maakt het lezen er een stuk makkelijker op.

Afsluiting: Sluit de brief af met een vriendelijke en zakelijke toon. Bijvoorbeeld: “Met vriendelijke groet,” of “Hoogachtend,”. Dit kan misschien een beetje stroef aanvoelen maar zoiets als “de groeten” komt niet professioneel over.

Ondertekening: Onderteken de brief met je handtekening en vermeld daarbij je naam en eventueel je functie of titel.

Bijlagen: Vermeld indien van toepassing de eventuele bijlagen, zoals rapporten of contracten, onderaan de brief. Voeg deze bijlagen aan de brief of de e-mail toe. Niet vergeten!

Verzending: Verzend de brief op de juiste manier, bijvoorbeeld via de post of per e-mail. Liever niet via sociale media, WhatsApp of sms.

Heb je de brief geschreven? Lees hem eerst goed na voordat je hem verstuurt. Mogelijk kom je nog fouten of onduidelijkheden tegen.

Een zakelijke brief laten schrijven

Er zijn verschillende mogelijkheden om een zakelijke brief te laten schrijven, afhankelijk van je behoeften en budget. Hier zijn enkele opties:

Schrijfservice: er zijn verschillende online schrijfservices die gespecialiseerd zijn in het schrijven van zakelijke brieven. Je kunt een schrijfservice inhuren om een brief voor jou te schrijven, rekening houdend met je specifieke wensen en behoeften. Kijk of ze zakelijke brieven doen.

Freelance schrijver: huur een freelance schrijver in om een zakelijke brief voor jou te schrijven. Neem hiervoor contact met ons op.

Copywriting bureau: sommigen maken verschil tussen een freelance schrijver en een copywriting bureau. Met betrekking tot kwaliteit hoeft hier geen verschil tussen te zijn. Het maakt wel verschil in de diensten die worden aangeboden. We zijn gespecialiseerd in het schrijven van zakelijke brieven. Neem gerust contact op en vraag naar de tarieven.

Zakelijk adviseur: heb je een zakelijk adviseur dan kan deze jou helpen met het schrijven van een effectieve zakelijke brief. Houd er wel rekening mee dat niet alle zakelijke adviseurs ook schrijvers zijn.

Het inhuren van een professionele schrijver of adviseur brengt kosten met zich mee. Het is belangrijk om de tarieven te vergelijken en te overwegen wat het beste bij je budget en behoeften past.

Kosten zakelijke brief laten schrijven

De kosten voor het laten schrijven van een zakelijke brief variëren en zijn afhankelijk van verschillende factoren. Bijvoorbeeld de complexiteit van de boodschap, de gewenste toon en de ervaring van de schrijver.

Als je een professionele schrijver of een schrijfbureau inhuurt zijn de kosten vaak gebaseerd op een uurtarief. Het uurtarief varieert van € 50 tot € 150 per uur. Dat vinden we niet zo fijn, we werken liever met een vaste prijs per opdracht. Dit kan tientallen tot honderden euro’s schelen. Je laat een zakelijke brief vanaf € 50 exclusief btw schrijven.

Een zakelijke brief is een belangrijk communicatiemiddel en het is de moeite waard om te investeren in een professionele schrijver. Al helemaal wanneer je niet zeker bent van je eigen schrijfvaardigheden.

---