Hotmail of Outlook als zakelijke mail

Bijgewerkt: 13 september 2023

Ondernemers vinden het vaak moeilijk om een zakelijk e-mailadres te kiezen. Wanneer je een website hebt, is een info@jouwwebsite.nl mailadres de meest logische keuze. Met zo’n mailadres laat je zien dat dit bij je zakelijke website hoort. Het komt toch wat professioneler over.

Het alternatief is een Hotmail- of Outlookaccount als zakelijke mail gebruiken. Het is praktisch en gratis, maar het kan je geloofwaardigheid aan het wankelen brengen.

Dit is een zakelijk e-mailadres

Wanneer je voor een zakelijk e-mailadres kiest heeft dit een professionele uitstraling. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij het publiek. Ook promoot jij hier je merk of bedrijf mee.

Een zakelijk e-mailadres bevat de domeinnaam van je bedrijf. Hieronder vind je enkele voorbeelden.

• www.mijnbedrijf.nl met als e-mailadres jaap@mijnbedrijf.nl
• www.biancaishier.nl met als e-mailadres info@biancaishier.nl
• www.websiteplus.nl met als e-mailadres klantenservice@websiteplus.nl

Je ziet dat zakelijke e-mailadressen gelinkt zijn aan de website van het bedrijf. Dit schept vertrouwen. Niet alleen richting klanten maar ook meer je zaken wil doen met andere ondernemers.

Hotmail als zakelijke mail

Je zakelijke e-mailadres zegt veel over jou. Het zorgt voor geloofwaardigheid en authenticiteit. Nog aan het heel verleidelijk zijn om voor een gratis e-mailadres te gaan. Bijvoorbeeld mijnbedrijf@hotmail.com.

Het komt echt vaak voor dat een ondernemer een Hotmail account gebruikt als zakelijke e-mail. Zelfs wanneer de ondernemer een website heeft.

Wat zijn de redenen om deze keuze te maken? Ten eerste is het gratis. Wanneer je ergens een gratis website maakt, is het gewoon heel handig om een tevens gratis Hotmail-account erbij te pakken.

Het kan ook onwetendheid zijn. Sommigen laten een website bouwen of maken hem zelf, maar weten niet hoe ze een zakelijk e-mailadres aanmaken. Of ze hebben er geen benul van dat je het zakelijk e-mailadres en gratis bij krijgt. Dit is bij vrijwel alle hosting-aanbieders het geval.

Toch blijft Hotmail enorm populair voor bedrijven. Het is namelijk een zakelijke tool waarmee je plantaccount beheerd en op een makkelijke manier nieuwsbrieven verzendt. Wil je een zakelijke e-mail maken, dan heb je bij Microsoft twee mogelijkheden. Dat zijn inhouse en gehoste e-mail. Die laatste is het meest populair.

Vervolgens koppel je jouw zakelijke e-mailadres aan een van de Microsoftdiensten. Je communiceert dan via je zakelijke e-mailadres zoals info@mijnbedrijf.nl.

Outlook als zakelijk e-mailadres gebruiken

Outlook is de nieuwste mailversie van Microsoft. Het begon ooit met Hotmail en MSN, gevolgd door Live. Uiteindelijk werd dit overgezet naar Outlook. Wanneer je nu bij Microsoft een nieuw mailadres aanmaakt, krijg je altijd @outlook op het einde. Dit betekent dat wanneer je een zakelijk e-mailadres aan wil maken, je zoiets als karel@outlook.com of mijnbedrijf@outlook.com krijgt.

Waarom Hotmail en Outlook geen goede keuze zijn

Wil je een gratis zakelijk e-mailadres maken en voor Hotmail of Outlook kiezen? Deze twee maildiensten van Microsoft zijn populair en natuurlijk gratis. Maar het probleem is dat anderen je gaan wantrouwen.

Stel dat je B2B diensten aanbiedt. Een potentiële klant benadert jou een wil een opdracht ter waarde van € 5000 neerleggen. Een mooi bedrag, maar je ziet dat de verzender vanaf een Hotmail account mailt. Hierdoor weet je niet zo goed of het wel echt om een bedrijf gaat. En wie er achter dat mailadres zit. Misschien begin jij straks aan een opdracht en krijg je hier nooit voor betaald.

Andersom kan ook gebeuren. Bijvoorbeeld wanneer je een webshop hebt. Iemand heeft een vraag over een van jouw producten en neemt per mail contact op. Je mailt terug met je Hotmailadres. Dat zet bij de klant vraagtekens, want ben je wel serieus en te vertrouwen? Grote kans dat deze persoon nooit iets bij jou gaat bestellen.

Het gebruik van Hotmail- of Outlookadressen kan er dus voor zorgen dat je klanten verliest. Of dat je misschien een opdracht aanneemt en hier niet voor betaald krijgt. Ook kan het ertoe leiden dat belangrijke samenwerkingen niet tot stand komen.

Plots geen toegang tot je mail

Het komt vaker voor dat iemand geen toegang meer heeft tot zijn Hotmail account of zijn Outlook mailadres. Dan heb je een probleem, want je mist belangrijke mailtjes van klanten, opdrachtgevers en/of partners.

Omdat je gebruik maakt van een gratis maildienst, word je niet meer direct geholpen. Je hoort hogere verhalen van mensen die al maandenlang geen toegang meer hebben tot hun mailaccount. Zonder dat hier ooit hulp vanuit Microsoft kan krijgen.

Wanneer je een domeinnaam registreert, inclusief zakelijk mailadres, ben je verzekerd van een goede service. Wanneer je geen toegang meer hebt tot je zakelijk e-mailadres, krijg je van de hostingprovider hulp. Ze doen er alles aan om ervoor te zorgen dat je mailadres hersteld wordt.

De privacy en veiligheid

Je moet ook altijd rekening houden met privacy en veiligheid. Wanneer je een betaald zakelijk mailadres hebt, zit het met de beveiliging vaak goed. Bij gratis maildiensten moet je uitgaan van de beveiliging die de aanbieder biedt. Vaak is deze beveiliging minimaal, waardoor anderen makkelijk toegang krijgen tot je mailaccount.

Ook privacy speelt een belangrijke rol. Gratis diensten gebruiken je gegevens en mogelijk ook de inhoud van mails om gepersonaliseerde advertenties te tonen. Daarnaast weet je niet 100% zeker wat de dienst met de inhoud van de mails doet. Bij wie komen deze gegevens terecht?

Wees dus voorzichtig met het aanmaken van een gratis info@emailadres voor zakelijk gebruik. Het is niet altijd betrouwbaar.

Wat kost een zakelijk e-mailadres?

Het kan lastig zijn om een keuze te maken tussen een gratis- en betaald zakelijk e-mailadres. Bedenk dat je e-mailadres een belangrijk onderdeel van je bedrijf vormt. Voor alleen een zakelijk e-mailadres, inclusief een domeinnaam registreren (dit laatste moet), is mogelijk vanaf een tientje per jaar.

Overigens kun je ook een zakelijke e-mail bij de betaalde versie van Microsoft Office 365 aanmaken. Alleen is dit gelijk een stuk duurder.

---