Administratiekantoor – boekhouding uitbesteden (de kosten)

Bijgewerkt: 2 juni 2023

Ben je (online) ondernemer of verdien je een passief inkomen? Dan heb je de verplichting tot een aantal administratieve taken. Dit kun je zelf doen, maar ook een administratiekantoor inschakelen. Die neemt verschillende taken op zich. Denk hierbij aan het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Maar ook het opstellen van de balans en belastingaangiften. Een dergelijk kantoor levert verschillende diensten. Is het wel verstandig om met een administratiekantoor samen te werken? Dat hangt van verschillende zaken af.

Wettelijke verplichtingen

Als bedrijf/ondernemer ben je verplicht om een goede administratie te voeren. Ook heb je de verplichting om btw-aangifte en een jaarlijkse aangifte (omzet) te doen. Al die verplichtingen vragen veel van je kostbare tijd. Een administratiekantoor biedt een helpende hand. Dit kantoor is gespecialiseerd in het organiseren en beheren van financiële gegevens.

Welke administratie uitbesteden?

Een administratiekantoor voor bedrijven of ondernemers biedt volledige administratie ondersteuning. Hierbij kun je aan verschillende taken denken:

• Het geven van onafhankelijk financieel advies
• Btw-aangiften
• Belastingaangiften
• Jaarrekening of jaarverslag
• Salarisadministratie
• Financiële rapportages

Grotere bedrijven schakelen het administratiekantoor vaak voor de salarisadministratie in. Maar ook voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven en de belastingaangiften.

Startende ondernemers: let op je budget

Het zijn vaak grote bedrijven die op de diensten van een administratiekantoor vertrouwen. Voor startende ondernemers en zzp’ers is een administratiekantoor soms te duur. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk zelf te doen. Toch zijn er dingen die je wel moet uitbesteden. Bijvoorbeeld de zakelijke belastingaangifte. Hierbij mag niks misgaan!

Heb je personeel in dienst? Dan is een salarisadministratie onmisbaar. Wie dit niet zelf kan, of er geen tijd voor heeft, schakelt een administratiekantoor in.

Let hierbij altijd goed op de kosten. Laten we eens gaan kijken wat het inschakelen van een administratiekantoor maandelijks of jaarlijks kost.

Een uurprijs

Meestal werkt een administratiekantoor met een uurprijs. Je betaalt tussen de € 40 en € 80 per uur. Met een uurprijs is het lastig inschatten wat de daadwerkelijke kosten zijn. Vraag daarom altijd naar de totaalprijs, bijvoorbeeld voor het doen van de belastingaangifte.

Een zzp’er die zijn belastingaangifte bij een administratiekantoor neerlegt, moet rekenen op een bedrag tussen de € 700 en € 2000. Bedenk wel dat hier de particuliere belastingaangifte bijzit: voor zzp’ers is dit niet los van elkaar te koppelen.

Het administratiekantoor wil geen losse belastingaangifte doen

Steeds meer administratiekantoren weigeren om losse belastingaangiftes te doen. Ze willen dat ondernemers een maandelijks pakket afnemen. Dit pakket bestaat uit een boekhoudprogramma inclusief begeleiding. Voor deze boekhoudservice betaal je tussen € 50 en € 120 per maand. Maar dit kan ook makkelijk oplopen naar € 250.

Voor grote bedrijven zal dit financieel geen probleem zijn. Maar de startende ondernemer of de zzp’er heeft hier vaak geen budget voor. Dan is het zoeken naar een administratiekantoor die een losse belastingaangifte wil doen. Ze zijn moeilijk te vinden, maar er zijn nog steeds kantoren die deze dienst wél aanbieden.

Een administratiekantoor inhuren: waar je op moet letten

Er is een verschil tussen een groot administratiekantoor of een zelfstandige boekhouder. Die laatste zal vaak een stuk goedkoper zijn. De keerzijde is dat een zelfstandige boekhouder soms weinig tijd beschikbaar heeft.

Kijk je naar kwaliteit dan maakt het niet zo veel uit of je voor een groot administratiekantoor of een zzp boekhouder gaat. Het draait voornamelijk om kennis en ervaring omtrent administratie en belastingen.

Administratiekantoren vergelijken

Het kan lastig zijn om het juiste administratiekantoor te vinden. Kies in ieder geval een kantoor dat in jouw regio actief is. Ondanks dat we veel online doen, is het prettig wanneer je op locatie langs kunt komen. Dit werkt wat makkelijker wanneer je specifieke vragen hebt of meer uitleg nodig hebt.

Bij het vergelijken kijk je niet alleen naar de locatie en expertise, maar ook naar de prijs. Voor sommigen lijkt het vreemd om administratiekantoren te vergelijken op basis van prijs. Maar bedenk dat er alleen al voor een losse belastingaangifte honderden euro’s verschil tussen verschillende aanbieders kan zitten.

Een online administratiekantoor

Je ziet het steeds vaker: de online administratiekantoren. Het zal misschien niet de eerste keuze zijn. Dit komt omdat het veel prettiger is wanneer je bij het kantoor langs kunt gaan. Toch kan een online boekhoudkantoor het overwegen waard zijn. Bijvoorbeeld wanneer je alleen hulp bij de belastingaangifte nodig hebt. Dit kun je prima online regelen.

Heb je vaak professioneel of persoonlijk advies nodig? Dan is een online boekhoudkantoor niet de allerbeste keuze.

Op de kosten besparen: zoveel mogelijk zelf doen

Vind je het inschakelen van een boekhouder of administrateur eigenlijk te duur? Probeer dan zoveel mogelijk zelf te doen. Denk hierbij aan de btw aangiftes, het is niet moeilijk om dit zelf in te voeren. De eerste paar keer kun je er wat moeite mee hebben maar al doende leert men.

Verder helpt het om je facturen in een overzichtelijke spreadsheet te zetten. Of aan een online boekhoudprogramma toe te voegen. Ook is het belangrijk dat je alles overzichtelijk bij elkaar hebt, zowel de inkomsten als de uitgaven. Wanneer je alles goed bijhoudt hoeft de boekhouder het alleen nog maar te controleren. Aan de hand hiervan wordt de jaarlijkse belastingaangifte gedaan.

Moet ik wel een administratiekantoor inschakelen? De voordelen

Sommige ondernemers twijfelen of ze wel hun administratie uit moeten besteden. Wanneer je moeite hebt met administratieve taken zoals het opstellen van facturen of het indienen van belastingaangiften, dan is het prettig wanneer iemand dit voor jou doet. Al helemaal wanneer dit ervoor zorgt dat je aan je wettelijke verplichtingen voldoet.

Dankzij het administratiekantoor hoef je je geen zorgen te maken over het bijhouden van facturen of bommetjes en het indienen van de btw of de belastingaangifte. Hierdoor houd je meer tijd over om je te concentreren op je bedrijf en bedrijfsgroei.

Bedenk dat een boekhouder altijd op de hoogte is van de laatste financiële- en fiscale veranderingen. Wanneer je geen achtergrond in boekhouding hebt, dan is het lastig om op de hoogte te blijven van de laatste regelgeving. Een boekhouder adviseert je over je financiële mogelijkheden en de belastingvoordelen.

Wat je over de nadelen moet weten

Een boekhoudkantoor biedt veel voordelen. Maar het is ook belangrijk om je in de nadelen te verdiepen.

Allereerst krijg je met extra kosten te maken. Het is belangrijk om te kijken of je bedrijf hier budget voor vrij kan maken. Voor startende ondernemers is dit budget niet altijd aanwezig. Dan kan het inhuren van een professioneel administratiekantoor al snel te duur zijn.

Je kunt ook moeite hebben met het uit handen geven van administratieve taken. Dit betekent verlies van directe controle. Je bent minder bij je administratie betrokken en soms weet je helemaal niet meer wat er speelt. Mogelijk voel je hierdoor afstand en het kan lastig zijn om hiermee om te gaan.

Werk je in een specifieke branche of sector? Kijk dan even of het kantoor hier ervaring mee heeft. Wanneer het administratiekantoor een gebrek aan bedrijfskennis heeft, kunnen ze je financiële gegevens verkeerd interpreteren. Ook kunnen ze je niet van het juiste advies voorzien.

Het laatste nadeel is dat je te maken krijgt met vertragingen of fouten. Dit soort problemen kan soms ernstige gevolgen hebben. Een administratiekantoor inhuren betekent dat je afhankelijk wordt van een externe partij.

Is de boekhouder verantwoordelijk?

De boekhouder maakt een fout, betekent dit dat jij voor de gevolgen opdraait? In Nederland is het zo dat de boekhouder verantwoordelijk is. Wanneer hij de belasting verkeerd invult dan is de boekhouder of het administratiekantoor hiervoor aansprakelijk.

Dat is al een zorg minder, maar dit betekent natuurlijk niet dat je gelijk van alle problemen bent verlost. Bij grove fouten krijg je namelijk met belastingboetes en extra belastingcontroles te maken. Ondanks dat de boekhouder hiervoor aansprakelijk kan worden gesteld, kost het jou wel extra tijd. En ook nog eens een hoop stress. Ook daarom is het belangrijk dat je vooraf onderzoek doet en verschillende administratiekantoren met elkaar vergelijkt.

---