Wat is een virtual assistant? Blog digitalisering

Bijgewerkt: 14 augustus 2021

Steeds meer ondernemers hebben behoefte aan een virtual assistant. Niet voor niets kom je dit beroep steeds vaker tegen, maar wat is een virtual assistant? In dit blog laat ik je zien wat een virtual assistant is en hoe zo iemand jou als ondernemer kan bijstaan.

Disclaimer: ik bemiddel bij het vinden van een virtual assistant maar verricht deze werkzaamheden niet zelf.

Virtual assistant in opkomst

20 jaar geleden had nog niemand van een virtual assistant gehoord, terwijl er toen wel al internet was. Vanaf 2015 zie je een flinke toename aan virtual assistants, in 2020 weten we niet beter of dit beroep heeft altijd bestaan.

Er zijn geen exacte cijfers bekend maar in Nederland lopen er waarschijnlijk rond de 20.000 virtual assistants rond (waarschijnlijk nog meer). Ze staan bij de Kamer van Koophandel onder verschillende categorieën ingeschreven waaronder organisatie- adviesbureaus, specialistische zakelijke dienstverlening of administratieve dienstverlening. Door dit betrekkelijk nieuw beroep heeft de Kamer van Koophandel er nog geen categorie voor kunnen bedenken.

Wat is een virtual assistant?

Grote bedrijven vertrouwen op een secretaresse of persoonlijke assistant, maar hoe zit het met zzp’ers of kleine ondernemers? Het inhuren van een secretaresse is veel te duur, daarom is er de virtual assistant.

Wat is een virtual assistant? Dit is iemand die op afstand ondersteuning biedt. Denk hierbij aan ondersteunende taken die telefonisch of via het internet uitgevoerd kunnen worden. De virtual assistant werkt voornamelijk digitaal.

Dit doet de digitale assistant

Wat is een virtual assistant? Blog er maar lekker op los Bianca en leg mij uit wat zo iemand allemaal doet! Goed, jij je zin.

Een virtual assistant kan meer dan 100 verschillende taken voor jou uit handen nemen. Denk maar eens aan een van de volgende taken:

• Facturen maken en versturen
• Zakelijke afspraken maken
• E-mails beantwoorden
• Klachten behandelen
• Uitnodigingen ontwerpen
• Bijhouden van een klantendatabase
• Telefoon beantwoorden
• Boekhouding
• Website bijhouden

Dit zijn slechts enkele taken, er is voor de virtual assistant nog veel meer te doen.

Een virtual assistant kan helaas niet alles

Als tekstschrijver ben ik gespecialiseerd in zoekmachine optimalisatie. Maar er zijn ook tekstschrijvers die alleen interviews of persberichten doen. Zo werkt het ook met de virtual assistant: hij of zij heeft een specialisme. Dit kan om boekhouding, e-mails beantwoorden of ontwerpen gaan.

Houd er rekening mee dat de ene virtual assistant de andere niet is. Zo kom ik de laatste tijd steeds meer virtual assistants tegen die ineens tekstschrijver zijn, het liefst ook nog SEO tekstschrijver. Maar ik zie ook virtual assistants die plots hele websites bouwen en hiermee dus webdesigner zijn.

Dit soort mensen heeft geen specialisme maar probeert mee te drijven op de grote vraag naar internetdiensten. Bekijk dus vooral of een virtual assistant echt wel goed is met datgene hij of zij aanbiedt en kijk hierbij vooral maar behaalde resultaten.

Waar kun je een virtual assistant het beste voor inhuren? Het gaat hier om een digitale secretaresse, zet deze dan ook in voor taken waarvoor je een normale secretaresse in zou zetten. Dát is een virtual assistant. Mij moet je echter niet voor dit soort taken inzetten maar wél voor het creëren van content. Ieder zijn vak.

Wat kost een virtual assistant?

Gemiddeld kost een virtual assistant tussen de € 25 en € 55 per uur. Voor een zzp’er is dit voordeliger dan het in dienst nemen van een digitale assistant. Het omslagpunt ligt, net als bij veel andere beroepen, op 20 uur per week gedurende minimaal zes maanden. Hieronder enkele voorbeelden.

1. Heb je als zelfstandige ondernemer behoefte aan iemand die jou gedurende 10 uur per week ondersteunt? Je wil bijvoorbeeld hulp bij het ordenen van je e-mail of iemand die achter slecht betalende klanten aanzit. Het maakt hierbij niet uit of je een virtual assistant voor een week of jarenlang achter elkaar inhuurt: een freelance virtual assistant is de beste keuze.

• Je hebt best veel werk liggen, in ieder geval voor 24 uur per week. Je gaat ervan uit dat je een virtual assistant voor twee aaneengesloten maanden per jaar nodig hebt, net in de allerdrukste periode. De rest van het jaar kun je het prima zelf af. Ook nu weer kies je voor een freelance virtual assistant.

• Je bedrijf loopt beter dan verwacht, je hebt écht behoefte aan ondersteuning. Dit is voor zeker 20 uur per week. De verwachting is dat je de virtual assistant minimaal zes aaneengesloten maanden nodig hebt. In dit geval is het voordeliger om iemand in dienstverband te nemen (bijvoorbeeld een halfjaarcontract).

Een virtual assistant inhuren

Ja je hebt het goed gezien: ik ben geen virtual assistant. Maar ik maak er wel vaak gebruik van, bijvoorbeeld voor administratieve taken.

Waarom ben je dan op deze website uitgekomen? Ten eerste omdat je wou weten wat een virtual assistant is. Ten tweede omdat ik een lekkere blog heb geschreven, en natuurlijk omdat je op zoek bent naar een virtual assistant. Het toeval wil dat ik hier wel in bemiddel.

Ben je echter op zoek naar een virtual assistant die content voor je website, webshop of social media schrijft dan ben je met een tekstschrijver beter af. Op dat punt ondersteun ik jou, op alle andere punten zoals administratieve taken verwijs ik je graag door naar een uitstekende virtual assistant.

Vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op, ik beantwoord alle e-mails zelf.

---