Wat is een ERP systeem en helpt dat je bedrijf echt?

Bijgewerkt: 4 oktober 2022

Elk bedrijf wil de omzet verhogen. Dit kan alleen door een hogere productiviteit, waarbij alle afdelingen binnen de organisatie zich volledig inzetten. Er zijn verschillende tools om de bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Een van die tools is het ERP systeem. ERP is de afkorting van Enterprise Resource Planning. In het Nederlands betekent het dat het om een hulpbron voor de ondernemingsplanning gaat.

ERP-software wordt vaak toegepast binnen grote bedrijven, maar ook het MKB en zelfs zzp’ers zijn hier bekend mee.

Het beheren van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten

Elke onderneming moet zich verplicht bezighouden met de boekhouding. Vaak moet dit op dagelijkse basis, iets dat veel tijd en geld kost. Maar als ondernemer krijg je ook te maken met inkoop, verkoop, projectmanagement, risicobeheer en allerlei andere administratieve taken.

Enterprise Resource Planning is gericht op het verbinden van de verschillende bedrijfsprocessen waaronder productie, logistiek en financiën. Hierdoor is het mogelijk om de datastromen tussen de verschillende afdelingen makkelijker te maken, waarbij iedereen hier toegang tot heeft. Alle medewerkers werken via één centrale gegevensbron. Dit voorkomt dubbele gegevens en extra werk.

De voordelen van ERP

Voor de meeste bedrijven biedt een ERP-systeem opvallend veel voordelen. Het systeem werkt met realtime gegevens, waardoor medewerkers altijd inzicht hebben in recente data. Hierdoor verlopen de bedrijfsprocessen veel sneller.

Een ander voordeel is de automatisering van activiteiten. Dit bespaart ontzettend veel tijd, waardoor een deel van het personeel kan worden ingezet voor andere belangrijke taken.

Vooral bij grote bedrijven wil de communicatie tussen verschillende afbeeldingen wel eens voor problemen zorgen. Een ERP-systeem is een centrale database, waardoor afdelingen veel beter samen kunnen werken. Iedereen werkt op dezelfde manier en begrijpt elkaar beter.

Daar komt nog bij dat de bedrijfsprocessen goed worden bijgehouden en geanalyseerd. De resultaatrapporten zijn direct inzichtelijk. Vaak wordt op basis van de rapporten een nieuw plan van aanpak opgesteld, of het bedrijfsproces bijgestuurd.

Het beveiligen van data is binnen een bedrijf erg belangrijk. Normaal is data op verschillende plaatsen aanwezig, dit betekent ook meerdere beveiligingen. Het ERP-systeem is centraal, waardoor data op slechts één plek om beveiliging vraagt.

De nadelen van Enterprise Resource Planning

Ondanks de vele voordelen zijn er ook wat nadelen met betrekking tot Enterprise Resource Planning te noemen. Ten eerst de kosten, het is zeker een investering die voor kleine ondernemers niet altijd de juiste keuze is. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met onderhoud.

Het implementeren van het systeem kost soms veel tijd. Elk bedrijf werkt met een ander bedrijfsproces. Hier moet de software op worden aangepast.

Ook moeten medewerkers met dit nieuwe systeem vertrouwt raken. Sommige werknemers hebben moeite met het ERP-systeem en werken liever met het vertrouwde proces. Dit probleem komt voornamelijk bij wat oudere werknemers voor, jongeren pakken het nieuwe systeem sneller op.

Denk ook goed over het centrale aspect na. Doordat alle bedrijfsprocessen vanaf één systeem wordt gemonitord, ontstaat er een afhankelijkheid van dit systeem. Daar komt nog bij dat het bedrijfsproces in de toekomst mogelijk wordt aangepast, waardoor het ERP-systeem niet meer aan de eisen voldoet. Het is eenvoudig om het systeem aan te passen, maar dit kost opnieuw veel tijd.

Cloud ERP: een moderne versie van het systeem

In het verleden hadden vooral grote bedrijven moeite met de implementatie van ERP-systemen. Om de software uit te kunnen voeren was kostbare hardware nodig. Dit nam niet alleen ruimte in beslag, maar ook een hoop extra kosten.

Gelukkig stonden de ontwikkelingen niet stil en is uiteindelijk Software-as-a-service (SaaS) op de markt gekomen. Dit is een service die in de cloud beschikbaar is. Het netwerk wordt op externe servers uitgevoerd, en niet op hardware in het bedrijf zelf. Dit werk niet alleen ruimtebesparend maar ook kostenbesparend. Veel bedrijven hebben hiermee de kapitaalkosten omlaag kunnen brengen.

De voordelen van cloud ERP

Bedrijven die nog niet met Enterprise Resource Planning werken en dit wel van plan zijn, kunnen het beste gelijk voor cloud ERP kiezen. In de toekomst kan dit systeem met behulp van kunstmatige intelligentie goed worden verbeterd. Bij een cloudapplicatie heb je ook toegang tot nieuwe ontwikkelingen. Het vernieuwde systeem biedt een betere reportage en beveiliging.

ERP-software is ook voor zzp’ers of freelancers geschikt

Ondanks dat het ERP-systeem voornamelijk door grote bedrijven wordt ingezet, is het ook geschikte software voor zzp’ers of freelancers. Geen enkel bedrijf is te klein voor dit systeem. Het is een goed systeem voor bedrijven die meerdere vestigingen hebben of met grote voorraden werken.

De ondernemer van het eenmansbedrijf neemt vaak verschillende taken op zich. Hij regelt de inkoop en verkoop, de klantenservice, is marketingmedewerker, boekhouder en controleert de bedrijfsprocessen. ERP-software helpt om grip en controle te houden op deze verschillende processen.

Dus ook voor de kleine ondernemer is ERP-software geschikt. Een en ander hangt wel weer van de branche en het businessmodel af.

Omdat eenmanszaken vaak een beperkt budget hebben is het belangrijk om alleen de noodzakelijke functies te nemen. Een uitgebreid ERP-systeem wordt slechts gedeeltelijk gebruikt, en brengt alleen maar extra kosten met zich mee.

---