Voorbeeldzinnen voor zakelijke brief

Bijgewerkt: 2 augustus 2021

Een zakelijke brief schrijven? Voor velen niet makkelijk. In dit artikel vind je voorbeeldzinnen voor zakelijke brieven. Het is toegestaan om deze voorbeeldzinnen over te nemen in een brief of e-mail, maar niet om op een website te plaatsen. Wil je dit laatste toch dan verzoek ik je om contact op te nemen.

Omschrijving zakelijke brief

Een zakelijke brief is een schrijfsel aan een zakelijke relatie. Denk hierbij aan een ander bedrijf/andere ondernemer, een zakenpartner, directeur, medewerker, inkoper, leverancier of wie dan ook.

Zakelijke brieven zien er strakker uit dan persoonlijke brieven. Een zakelijke brief voldoet bij voorkeur aan een aantal voorwaarden. Bedenk dat dit geen harde eisen zijn!

• Stel de brief in minimaal drie alinea’s op
• Begin de zakelijke brief met een passende aanspreking
• Plaats één witregel tussen de laatste alinea en de afsluiting
• Groet de lezer altijd

Aanhef van de brief

Het begint allemaal met de aanhef van de brief. Meestal start dit met geachte heer of mevrouw of de naam van de lezer. Bekijk aanhef voorbeeldzinnen zakelijke brief:

• Geachte heer/mevrouw (of naam van de persoon)
• Beste heer/mevrouw (of naam van de persoon)
• Geacht bestuur of geachte directie

Geachte of beste wordt het vaakst als aanhef en een zakelijke brief gebruikt. Show echter niet om voor iets anders te kiezen. Zelf start ik zakelijke e-mails altijd met de aanhef Hi (naam). Waarom ik dit doe? Omdat dit minder strak overkomt en onderscheidend is. Mensen vergeten mij door deze aanhef niet zo snel.

Zorg wel dat de aanhef bij de situatie past. Voorkom een aanhef zoals ‘hallootjes’ of ‘hoi pipeloi’. Het ziet wel grappig uit maar sluit niet aan bij een zakelijke e-mail of brief.

De openingszin

Het is voor veel mensen lastig om een goede openingszin te bedenken. “Ken ik jou ergens van” is een mooie openingszin voor in de kroeg maar niet in een zakelijke brief. Start de openingszin met datgene wat jou bezighoudt. In de eerste zin moet je dus direct duidelijk maken waar je naartoe wil. Hieronder enkele voorbeeldzinnen met betrekking tot de openingszin:

• In antwoord op je e-mail/brief laat ik weten dat…
• Met belangstelling las ik je brief/bericht…
• Terugkomend op ons gesprek…
• Naar aanleiding van je brief/bericht…
• We hebben elkaar onlangs gesproken.
• Ons bedrijf kan jouw hulp gebruiken.

Daar waar je ‘je of jou’ leest kun je ook ‘u of uw’ plaatsen. In zakelijke brieven wordt wel eens voor de aanspreek vorm u gekozen. Niet iedereen vindt dit prettig, je en jij wordt steeds meer geaccepteerd. Met de aanspreekvorm u creëer je een zakelijke afstand, de aanspreekvorm je is veel persoonlijker. Denk hier van tevoren goed over na.

De inhoud van de brief

Hoe je inhoud aan de zakelijke brief geeft hangt van de situatie af. Wat je ook neerzet, controleer de brief op taalfouten. Een zakelijke brief vol fouten ziet onprofessioneel en niet netjes uit. Het zou zomaar kunnen dat de ander je ongeïnteresseerd vindt overkomen. Wil je een zakelijke brief op taalfouten na laten kijken? Neem hiervoor contact op. Ook wanneer het zakelijke e-mails betreft.

Afsluiting zakelijke brief

Na de inhoud (het middenstuk) volgt de afsluiting van de zakelijke brief. Binnen die afsluiting vat je alles nog eens samen. Maar je kunt ook in de afsluiting aanduiden wat je verwachtingen zijn. Bijvoorbeeld dat de lezer contact met je opneemt, een offerte uitbrengt, nadenkt over een samenwerking of een geldbedrag betaalt of stort.

Voorbeelden afsluiting zakelijke brieven:

• Denk gerust over mijn voorstel na.
• Hopelijk ben je bereid om hier samen over te discussiëren.
• Ik nodig je uit om hier uitvoerig over in gesprek te gaan.
• Graag zien we het bedrag binnen 14 dagen op onze bankrekening verschijnen.

Voorkom dreigementen in een brief. Je kunt consequenties van het niet tijdig betalen kenbaar maken maar dit moet zeker niet dreigend overkomen.

De slotzin

Als laatste volgt de slotzin. Dit is dus niet je naam of handtekening maar net dat allerlaatste zinnetje. Voorbeeldzinnen zakelijke brief wanneer het om een slotzin gaat:

• In afwachting van je reactie,
• Hopende je hiermee voldoende geïnformeerd te hebben,
• Bedankt voor je begrip.
• Bij voorbaat dank voor je reactie.
• We vernemen graag of jij je in bovenstaande kunt vinden.
• Graag akkoord op ons voorstel.

Zakelijke e-mail versus zakelijke brief

Moet je een zakelijke e-mail of juist een zakelijke brief schrijven? Ook dat hangt van de situatie af. Steeds meer bedrijven zijn online goed bereikbaar. Diensten en producten worden online aangeboden maar ook de klantenservice, personeelsadministratie en andere afdelingen werken (volledig) online. In dit soort situaties kun je het beste een zakelijke e-mail sturen. Vraag in de e-mail wel om een reactie, zo weet je tenminste zeker dat hij gelezen is.

Stuur je een zakelijke brief? Houd er rekening mee dat het langer duurt voordat je brief gelezen is. Ten eerste verstuur je de brief via de post. Daarna kan het enkele dagen duren voordat hij bij de ontvanger aankomt. Bedrijven krijgen veel post binnen, dit wordt niet dagelijks verwerkt. Het kan dus tot twee weken duren voordat je antwoord ontvangt.

Een beller is sneller, al helemaal wanneer het om dringende zaken gaat. Je kunt eventueel ook eerst een e-mail of brief sturen en een paar dagen later er achteraan bellen. Zo kun je de ontvanger op de brief of e-mail wijzen en hier gelijk over in gesprek gaan.

Hulp bij een zakelijke brief schrijven

Lukt het niet om zelf een zakelijke brief te schrijven? Het is mogelijk om hier hulp voor in te schakelen. Ik stel persoonlijk geen zakelijke brieven of e-mails op, dit doet mijn collega. Wel kan ik de nacontrole (het redigeren) voor mijn rekening nemen. Zo weet je zeker dat de inhoud geen taalfouten bevat. Voor een bedrag vanaf € 7,50 wordt de gehele e-mailbrief gecheckt en aangepast. Vraag naar de tarieven.

---