Uitnodiging schrijven – 9 tips

Bijgewerkt: 8 november 2022

Een uitnodiging schrijven voor een zakelijke bijeenkomst, een event, een informatiebijeenkomst of een verjaardag. Hoe zorg je ervoor dat iedereen enthousiast is en “ja “zegt tegen jouw uitnodiging? Dat kan best lastig zijn. Benieuwd hoe je een goede uitnodiging schrijft? Je krijgt van mij maar liefst 9 praktische tips.

Dit is een uitnodiging

Misschien een open deur maar heb je al stilgestaan bij de betekenis uitnodiging? Dit is een verzoek om te gast te zijn op een bijeenkomst, verjaardag of wat dan ook. Een verzoek is geen eis dus de genodigde bepaalt zelf of hij of zij komt.

Omdat het helemaal niet gezellig is om met een klein groepje op een bijeenkomst, event of iets anders samen te komen is het belangrijk om een goede uitnodiging te schrijven. Zo eentje waar (bijna) niemand nee tegen kan zeggen.

Een goede uitnodiging schrijven: 9 tips

Ondanks dat je nu op de website van een tekstschrijver zit hoef je deze echt niet in te huren voor het schrijven van een uitnodiging. Nee, een uitnodiging schrijven kan je heel goed zelf. Daarom geef ik jou 9 goede tips waarmee je zelf aan de slag gaat.

Tip 1: de perfecte openingszin

“Ken ik jou niet ergens van?” Dit is echt zo een cliché openingszin wanneer je iemand wil versieren. Maak niet diezelfde fout bij het schrijven van een uitnodiging. Begin de uitnodiging met het hoe en waarom. Bijvoorbeeld: Wij nodigen je uit voor ons zilveren huwelijk. Het is nog beter om van de openingszin een pakkende zin te maken. Denk maar eens aan een zin in de trant van “25 jaar getrouwd en dat willen we met jou vieren”.

Tip 2: maak nieuwsgierig

Die openingszin moet aanspreken, met de volgende zinnen maak je de lezer nieuwsgierig. Een uitnodiging schrijven doe je door in ieder geval het programma te vermelden. Zo weet de lezer wat hem te wachten staat. Die nieuwsgierigheid wek je op door niet alles prijs te geven. Bijvoorbeeld: “met een bijzondere gast” of “een optreden waar je nog lang over na zal praten”.

Tip 3: wees praktisch

Een uitnodiging schrijven is niet compleet zonder volledige informatie. Vermeld dus altijd de locatie van de bijeenkomst of het feest, contactinformatie, de datum en natuurlijk de begintijd en eventuele eindtijd. Zijn er kosten aan de bijeenkomst of het evenement verbonden? Vermeld deze kosten er dan bij. Maar ook hoe en wanneer genodigden moeten betalen. Vergeet ook niet om een eventuele dresscode aan te geven!

Tip 4: vraag om een reactie

Het is wel zo handig om te weten hoeveel mensen er op het evenement, de bijeenkomst, de bruiloft of het feest verschijnen. Vraag de genodigde of deze op de uitnodiging wil reageren. Bijvoorbeeld wanneer deze wel of niet komt. Zo weet je hoeveel genodigden er komen en kun je hier de catering of het aantal zitplaatsen op afstemmen. Zorg wel voor meerdere contactpunten zoals een e-mailadres, social media, postadres en telefoonnummer.

Tip 5: houd het persoonlijk

Verstuur geen standaard uitnodiging maar laat merken dat het om een persoonlijke uitnodiging gaat. Dit doe je door de uitnodiging met de naam van de genodigde te openen. Maar je maakt het ook een stuk persoonlijker wanneer je onderaan de uitnodiging schrijft dat je het prettig of fijn vindt wanneer de genodigde komt.

Tip 6: digitale uitnodiging met link

Het is tegenwoordig heel normaal om een uitnodiging te schrijven en deze digitaal te verzenden. Is dit het geval plaats dan een linkje in de uitnodiging naar je website, e-mailadres of social media account. Zorg dat het linkje bedoeld is voor het opvragen of lezen van meer informatie.

Tip 7: controleer je adressenbestand

Niets zo vervelend als een uitnodiging die bij de verkeerde persoon aankomt. Verstuur je de uitnodigingen per post zorg dan dat je de juiste woonadressen of zakelijke adressen hebt. Let goed op met het versturen per e-mail: een verkeerd gespeld e-mailadres zorgt voor een onjuiste aflevering. Een uitnodiging schrijven betekent dus niet alleen de inhoud van de uitnodiging maar ook de juiste adressen.

Tip 8: op tijd versturen

Een uitnodiging schrijven en goed adresseren is al een kunst op zich, het op tijd versturen is de kroon op het werk. Wanneer je de uitnodiging te vroeg verstuurt dan vergeten mensen het event. Verstuur je het te laat dan is de kans groot dat niemand meer tijd vrij kan maken. Het beste verstuur je een uitnodiging 4-6 weken voor het geplande event of feest.

Tip 9: een korte reminder

Verstuur een week van tevoren nog even een korte reminder naar de genodigden. Zo weet je zeker dat ze de bijeenkomst of het event niet vergeten.

Uitnodiging schrijven? Graag gedaan!

Deze tips werden je met plezier aangeboden door (SEO) tekstschrijver Bianca. Heb je hulp nodig bij het schrijven van teksten voor het internet of printmedia? Vraag gerust informatie aan.

---