Mag je gesprekken opnemen?

Bijgewerkt: 7 november 2022

Stel dat je afspraken met een klant maakt, bijvoorbeeld over de prijs van je diensten. Achteraf zou de klant kunnen zeggen dat je een andere prijs hebt genoemd. Heel vervelend want dan wordt het een welles-nietes spelletje. Al helemaal wanneer je niks op de mail of in een overeenkomst hebt staan.

Tip: wanneer je telefonisch afspraken maakt over de levering of prijzen van producten of diensten, is het handig om dit via de mail nog eens toe te sturen. Vraag de klant, opdrachtgever of collega om de mail te bevestigen.

Nu de tweede vraag: mag je gesprekken opnemen? Bijvoorbeeld om aan te tonen welke prijs je noemt. Maar misschien wil je ook wel een gesprek met je schoonmoeder, buurvrouw of collega opnemen. Het is niet altijd strafbaar om geluidsopnames te maken, hoewel dit vaak gedacht wordt.

Stiekem gesprekken opnemen mag wanneer je deelnemer bent

Je zit lekker tv te kijken en hoort plots geschreeuw in de tuin. Het zijn de buren, ze hebben voor de zoveelste keer ruzie. Ondanks dat iedereen het geschreeuw kan horen mag je dit niet opnemen. Waarom niet? Omdat je geen deelnemer aan het gesprek bent, voor zover je het een gesprek kunt noemen.

Vervolgens belt je schoonmoeder. Je kunt het niet zo goed met je schoonmoeder vinden want ze beschuldigt je vaker van dingen die je niet gedaan hebt. Daarom besluit je dit gesprek op te nemen. Mag dit? Ja, je neemt deel aan het gesprek dus je mag dit opnemen. Je hoeft zelfs geen toestemming aan je schoonmoeder te vragen.

Een gesprek met je werkgever opnemen

Je hebt een beoordelingsgesprek met je werkgever. Omdat er zoveel wordt gezegd wil je dit vastleggen en later nog eens terugluisteren. Mag je gesprekken opnemen die je met de werkgever voert? Ja hoor, dit mag. Het is zelfs toegestaan om dit zonder toestemming te doen.

Stiekem gesprekken opnemen als werkgever

Andersom is het een ander verhaal, de werkgever mag niet zomaar gesprekken met medewerkers opnemen. Van de ene kant mag het wel omdat je deelneemt aan het gesprek. Maar van de andere kant heb je als werkgever verplichtingen met betrekking tot de AVG (algemene verordening gegevensbescherming). Werknemers hebben recht op privacy.

Maar hoe zit dit dan, want er zijn toch veel werkgevers die gesprekken stiekem opnemen. Allereerst gaat het om het doel, ten tweede of er sprake is van gerechtvaardigd belang. Daarnaast moet het opnemen van gesprekken noodzakelijk zijn en is er geen alternatief. Als laatste is de werkgever verplicht om vooraf te informeren. Maar dat wordt een beetje lastig wanneer je het gesprek stiekem wil opnemen.

Zonder vooraf te informeren en toch gesprekken opnemen zou je alleen moeten doen wanneer het als bewijslast in een rechtszaak zou kunnen dienen. Want ook onrechtmatig verkregen bewijsmateriaal wordt geaccepteerd. Wel is er het risico dat er een straf of boete volgt omdat je niet aan de privacywetgeving hebt voldaan.

Opnames van klanten

Heb je telefonisch contact met klanten en wil je deze gesprekken opnemen? Dan ben je altijd verplicht om de klant vooraf te informeren. Bovendien moet er sprake zijn van een doel en gerechtvaardigd belang. Daarom zeggen veel bedrijven dat ze gesprekken opnemen voor ‘trainingsdoeleinden’ of ‘om de kwaliteit en service van hun diensten te verbeteren’.

Opnemen van gesprekken strafbaar wanneer je geen deelnemer bent

Het maakt niet uit of je ondernemer of consument bent: je mag niet alle gesprekken straffeloos opnemen. Het is dus niet toegestaan om ergens een microfoon te plaatsen en andermans gesprekken af te luisteren. Zolang je geen deelnemer bent is dit niet toegestaan.

Toch gebeurt dit in de praktijk regelmatig. Jaloerse partners die verborgen microfoons plaatsen, en zelfs verborgen camera’s. Of de werkgever die zijn personeel niet vertrouwt en op kantoor of in de kantine een verborgen microfoon installeert.

Er zijn een aantal uitzonderingen

Wanneer het om het opnemen van gesprekken gaat dan heb je als ondernemer rekening te houden met de AVG. Voor particulieren onderling geldt dit niet direct, want de opnames worden in de privésfeer gebruikt. Maar je mag deze opnames niet naar buiten brengen, bijvoorbeeld via social media.

Zowel voor ondernemers als particulieren zijn er een aantal uitzonderingen. Zo mag je gesprekken opnemen wanneer je een redelijke verdenking hebt op iets dat strafbaar is. Bijvoorbeeld diefstal, fraude of oplichting.

De gevolgen van gesprekken opnemen terwijl dit niet mag

Wil je graag gesprekken met je concurrent, klant, buurvrouw, partner of collega opnemen? Dan hangt het er ten eerste vanaf of dit bedoeld is voor zakelijk gebruik of in de privésfeer. In het laatste geval (privé) hoef je je niet druk te maken over de gevolgen hiervan. Zolang je de opnames niet verspreidt is er weinig aan de hand.

Maar wanneer je onrechtmatig opgenomen gesprekken naar buiten brengt, dan heeft dit soms verregaande gevolgen. Dit kan tot een strafzaak leiden.

Overigens worden onrechtmatig verkregen opnames vaak wel als bewijs in een rechtszaak toegelaten. Natuurlijk geldt dan nog steeds het recht op privacy, maar weegt de waarheidsvinding zwaarder. Dus soms is het toch beter om gesprekken op te nemen, ondanks dat dit niet mag.

Zo pak je het aan wanneer je met zakenpartners of klanten belt

Wil je alle gesprekken die je als ondernemer maakt opnemen? Dan is het verstandig om de gesprekspartner hier vooraf over te informeren. Grote bedrijven tonen vooraf een geluidsopname waarop staat dat het gesprek wordt opgenomen, en waarom. De beller heeft dan de keuze om het gesprek aan te gaan of de verbinding te verbreken.

Wanneer je geen gebruik maakt van een geluidsbandje of boodschap, dan moet je zelf melden dat je het gesprek opneemt. Geeft de ander aan dat hij dit niet wil? Dan zit er niets anders op dan het gesprek te beëindigen, of de opname uit te zetten.

Houd je in ieder geval altijd aan de privacyregels en ga hier zorgvuldig mee om. Daar voorkom je een hoop ellende mee.

---