Incassobureau inhuren: dit gaat het kosten

Als ondernemer hoop je dat het je nooit overkomt: onbetaalde facturen van klanten of opdrachtgevers. Toch komt dit regelmatig voor. Je stuurt eerst wat herinneringen en een aanmaning. Hierna komt de volgende stap: een incassobureau inhuren.

Het inschakelen van een incassobureau heeft niet altijd met onbetaalde facturen te maken. Je kunt dit bureau ook om hulp vragen wanneer je een vordering op iemand hebt. Bijvoorbeeld als gevolg van een schadevergoeding.

De werkzaamheden van een incassobureau

Wanneer je als ondernemer je rekeningen niet op tijd betaalt krijgt dan heb je recht om een aanmaning te sturen. Hiervoor kun je een incassobureau inschakelen. Dat kan niet zomaar, eerst moet je een aantal wettelijke stappen doorlopen.

• Wanneer de betalingstermijn is verlopen stuur je eerst een betalingsherinnering. Je mag één of twee herinneringen sturen.
• Na de herinnering(en) volgt een aanmaning. Hiermee bied je een laatste mogelijkheid om te betalen. Ook nu weer heb je de keuze tussen een of twee aanmaningen.
• Pas hierna geef je de vordering uit handen. Hiervoor schakel je een incassobureau in.

Het incassobureau verstuurt ook herinneringen of aanmaningen. Een incassobureau is meer opdringerig dan wanneer je dit zelf zou doen. Ook zijn veel mensen bang voor een incassobureau en zijn hierdoor sneller geneigd om te betalen.

Dit mag het bureau allemaal doen

Een incassobureau mag herinneringen en aanmaningen versturen en hier extra kosten voor in rekening brengen. Dit noem je incassokosten. De schuldnemer (de klant die niet betaalt) is verplicht om deze incassokosten naast de normale kosten te voldoen.

De incassokosten zitten aan maximale percentages gebonden:

• Over de eerste € 2500 is dit maximaal 15%
• Over de volgende € 2500 is dit maximaal 10%
• Over de volgende € 5000 is dit maximaal 5%
• Over de volgende € 190.000 is dit maximaal 1%

Er geld altijd een minimumbedrag van € 40. Dit betekent dat een onbetaalde rekening van € 7 minimaal € 47 gaat kosten. Het maximumbedrag aan incassokosten bedraagt € 475.

Een incassobureau mag geen beslag leggen op loon of uitkering, tegoed op een bankrekening of spullen. Ook mag een incassobureau geen woning ontruimen of iemand zijn huis uitzetten.

Incassobureau inhuren: kosten

Moet je als ondernemer of bedrijf een incassobureau inhuren? Dan is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de kosten. Het bureau kan op twee verschillende manieren werken:

• Op basis van no cure no pay
• Je betaalt een standaard tarief

Het tarief voor een incassobureau ligt gemiddeld tussen de 75 en 200 euro per uur. Het is van tevoren vaak lastig in te schatten hoe lang de incassomedewerker met je vordering bezig is. Daarom is het beter om vooraf naar een vaste prijs te vragen.

Je hebt ook bureaus die op basis van no cure no pay werken. Je betaalt dan alleen wanneer de vordering succesvol is.

Kosten komen voor rekening van de niet-betalende klant

Normaal gesproken is het zo dat een niet-betalende klant de incassokosten moet betalen. Als ondernemer staat je dus niets in de weg om deze kosten in rekening te brengen. De praktijk wijst vaak anders uit. Wanneer de klant niet betaalt dan blijven de incassokosten openstaan. Dit betekent dat je als ondernemer deze kosten zelf moet dragen.

Dit gebeurt er wanneer de klant niet reageert of betaalt

De meeste klanten schrikken wanneer je een incassobureau inhuurt. Hierdoor betalen ze alsnog. Maar wat gebeurt er wanneer de klant helemaal niet reageert of niet betaalt? Dan moet je uiteindelijk de rechtbank inschakelen. De rechter veroordeelt de klant om de openstaande rekening te betalen inclusief alle bijkomende kosten.

Pas wanneer je een veroordeling van de rechter hebt kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Deze is veel strenger dan een incassobureau. De gerechtsdeurwaarder kan beslag leggen op loon of uitkering, meubels, spaartegoeden, beleggingen en andere waardevolle dingen.

Van een kale kip kun je niet plukken

Helaas is het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder niet altijd succesvol. Ze zeggen wel eens dat je van een kale kip niet kunt plukken en dit klopt. Sommigen zijn zo gehaaid dat ze hun spaartegoeden en bezittingen op naam van iemand anders zetten. Dan kan de gerechtsdeurwaarder er geen beslag op leggen.

Het kan ook dat zo iemand geen bezittingen of tegoeden heeft. Dan valt er ook niks te halen. Het kan dus dat je aan het einde van het traject een hoop geld kwijt bent maar niks hebt kunnen vorderen. Of veel te weinig.

Kosten incassobureau aftrekbaar

Heb je een incassobureau ingehuurd en hier kosten voor gemaakt? Dit zijn zakelijke kosten. Dit soort kosten zijn aftrekbaar van de winst, waardoor de netto-omzet lager uitvalt. Hierdoor hoef je minder belasting te betalen. Houd daarom alle kosten goed bij in je administratie.

Let op wanneer de klant de rekening heeft betaald en ook de incassokosten heeft voldaan. Wanneer iemand anders die kosten betaalt zijn ze voor jou als ondernemer niet aftrekbaar.

---