E-mail adressen verzamelen: een handleiding

Bijgewerkt: 28 februari 2023

Voor bedrijven is e-mail adressen verzamelen een belangrijk onderdeel van marketing. Helaas worden er steeds strengere eisen aan het verzamelen van privacygevoelige gegevens gesteld. Je mag dus niet zomaar e-mail adressen verzamelen. Bovendien is het steeds lastiger om mensen over te halen hun mailadres vrij te geven. Daarom vind je hieronder enkele goede tips en ideeën.

De privacywetgeving

Vroeger ging e-mail adressen verzamelen heel makkelijk. Je kocht gewoon een illegale lijst met mailadressen en je bestookte deze adressen met je nieuwsbrieven of reclamemailtjes. Dat mag tegenwoordig niet meer.

Het is verboden om zonder toestemming van de ontvanger een mail te sturen die van commerciële of ideële aard is. Bovendien moet de ontvanger altijd de mogelijkheid hebben om zich uit te schrijven voor commerciële mails of nieuwsbrieven.

Bij e-mail adressen verzamelen houd je dus rekening met de volgende twee dingen:

• Opt-in: iemand moet specifiek toestemming geven voor het ontvangen van (commerciële) mails
• Opt-out: bied altijd de mogelijkheid om uit te schrijven voor dit soort mailings

E-mailadressen verzamelen: voort wat hoort wat

Je kunt niet zomaar e-mail adressen zoeken, kopen of verzamelen. Voort wat hoort wat: de ontvanger moet ook echt iets aan je mail hebben. Het verzamelen van mailadressen lukt alleen wanneer je hier iets tegenoverstelt. Daarom zie je hieronder hoe je mensen overhaalt om hun mailadres vrij te geven.

Een gratis e-Book

• Voordeel: meer e-mail adressen verzamelen
• Nadeel: hogere kosten

De keuze aan boeken en vooral elektronische boeken (e-books) is groot. Het leuke aan een e-book is dat deze helemaal niet duur is, verkrijgbaar vanaf 99 cent. Maar een gratis e-book, dat wil iedereen wel. Al helemaal wanneer het onderwerp van het boek aansluit bij de interesses van de ontvanger.

Geef een gratis e-book cadeau, maar wel in ruil voor invulling van het e-mailadres. Geef aan dat iemand die zich inschrijft voor het gratis e-book ook commerciële mails kan ontvangen. Uiteraard voorzien van een opt-out, dus iemand mag nooit ergens aan vast zitten.

Inschrijven voor de nieuwsbrief

• Voordeel: ontvangers direct beschikbaar
• Nadeel: nieuwsbrief wordt niet altijd gelezen

Wordt je website veel bezocht omdat je interessante onderwerpen deelt? Denk dan eens aan het uitbrengen van een wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrief. Plaats op elke webpagina een linkje naar het inschrijven voor de nieuwsbrief. Zorg dat degene die zich inschrijft ook specifiek toestemming geeft voor het ontvangen van nieuwsbrieven. Dit doe je middels een selectievakje, dat de persoon zelf aan moet vinken.

Verstuur maximaal één nieuwsbrief per week, zeker niet vaker. Bedenk dat mensen soms tientallen nieuwsbrieven per maand ontvangen en hierdoor zeer selectief worden.

Een winactie op social media

• Voordeel: veel inschrijvingen
• Nadeel: strenge privacywetgeving

Organiseer eens een winactie op Instagram, Facebook, TikTok of andere social media kanalen. Laat mensen zich voor de winactie inschrijven, zodat je automatisch e-mail adressen ontvangt. Wees duidelijk in je bedoelingen, bijvoorbeeld dat degene die aan de winactie meedoet ook commerciële mails of nieuwsbrieven ontvangt.

Een winactie op social media vraagt om een goede voorbereiding en het volgen van de regels. Zo mag je deelnemers nooit verplichten om het bericht te delen. Bovendien moet je uitvoerig beschrijven hoe de winactie tot stand komt en wat de voorwaarden zijn. Heb je hier allemaal geen zin in, verwijs dan via social media door naar een winactie op je website.

Verrassing wanneer je jarig bent

• Voordeel: enthousiaste inschrijvers
• Nadeel: schrijven zich vaak na de eerste keer weer uit

Iedereen wil op zijn verjaardag in het zonnetje staan. Cadeautjes krijgen hoort hierbij. Zorg dat mensen zich inschrijven voor een verjaardagsverrassing. Bijvoorbeeld korting op producten of diensten, een (digitaal) kaartje of misschien wel een hebbedingetje. Hier heb je uiteraard het e-mailadres van de inschrijver voor nodig.

Dit is een mooie manier om e-mail adressen te verzamelen. Geef wel altijd aan wat je met de e-mail adressen doet, bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven. Ook nu weer moet diegene zich hiervoor uit kunnen schrijven.

Bestaande klanten

• Voordeel: database direct beschikbaar
• Nadeel: klant kan dit als opdringerig beschouwen

Een andere manier voor het verzamelen van e-mail adressen is in de database van bestaande klanten gebruiken. Je mag bestaande klanten namelijk een commerciële mail sturen. Wanneer de ontvanger dit niet wenst, moet hij zich hiervoor uit kunnen schrijven. Ook moeten bestaande klanten de mogelijkheid hebben om hun gegevens geheel te laten verwijderen.

Een bestaande klant is iemand die eerder een product of dienst bij de webshop of het bedrijf kocht. Maar een klant is niet iemand die de website of webshop heeft bezocht zonder iets te kopen. Maak hier onderscheid in, want je mag geen mailings naar willekeurige voorbijgangers sturen.

E-mailadressen kopen

• Voordeel: veel adresbestanden tegelijkertijd
• Nadeel: vaak niet relevant voor de ontvanger

Het gebeurt al decennialang: het kopen van e-mail adressen. Vroeger ging dit vrij makkelijk, waardoor zonder toestemming miljoenen e-mailadressen werden doorverkocht. Dit zorgde voor een hoop spammailtjes. Gelukkig mag dit niet meer onder de nieuwe AVG (Europese privacywet).

Het kopen van e-mailadressen is soms legaal maar soms ook illegaal. Zolang de ontvangers zich vrijwillig hebben ingeschreven, koop je veilige adresbestanden. De nieuwsbriefontvangers zijn direct beschikbaar en je betaalt vrij weinig per nieuw contact.

Aan de andere kant circuleren er nog steeds illegale lijsten met e-mailadressen rond. De nieuwsbriefontvangers hebben hier geen toestemming voor gegeven. Dit kan tot grote juridische en financiële problemen leiden. Wees dus voorzichtig met schimmige adverteerders die je mailadreslijsten aanbieden.

---